word批注如何设置|点开审阅板块就能新增各类文档批注

上次帮同事改稿件，被逼着琢磨word批注如何设置，一开始瞎点工具栏图标，折腾半个钟头连一条批注都弹不出来，光标戳在正文文字边上，界面一点动静没有，桌面上还堆着等着校对的文稿，心里莫名烦躁，随手乱按右键，弹出的菜单里只有插入、字体调整这类选项，压根找不到和批注挂钩的按钮，原本想着十来分钟搞定的小事，硬生生卡在起步环节，手边的水杯被推来推去，反复切换页面视图，仍旧摸不到门路。

身边坐的文员前阵子刚练过批注操作，凑过来扫了一眼屏幕，抬手就点页面上方的审阅选项卡，那个藏在页面顶部偏右的菜单栏平时很少点开，多数人编辑文字只会盯着开始和插入两个板块，选中需要备注的文字之后，再在审阅的功能区找到新建批注按钮，点击之后页面右侧会自动跳出空白批注框，直接在框内输入修改意见就完成基础设置，她还顺带提了修改已有批注、删除多余批注的操作，就是右键侧边批注框，在弹出菜单里按需挑选对应指令，那会儿才发觉自己之前总忽略审阅菜单，白白浪费不少时间在无效点击上，还反复在插入菜单里来回翻找无关功能，甚至一度怀疑软件本身出了故障，反反复复重启软件三四次，浪费的功夫足够标注完整一页文稿的修改意见。

曾错把文本框当成批注来用。

在试过用插入文本框替代批注之后，才清楚两种内容的区别，文本框会跟着正文排版变动移位，保存文档再打开，部分框体直接跑偏到页面空白处，没法固定依附在指定文字旁边，做稿件校对的时候很容易遗漏备注内容，就是这点弊端，让之后再也懒得用文本框顶替批注设置，有时候赶工匆忙，还会忘记删掉多余的文本框，整篇文档排版乱成一团，还要抽出额外时间整理版面，差不多连着两三天校对文档，都在清理之前误插的无用文本框。

在点开菜单找不到按键的情况，大多出现在不同版本的软件里，旧版2016的新建批注图标直接摆在审阅首页，新版365反倒收纳在下拉小菜单里，第一次打开新版软件找按键，盯着审阅栏扫了三遍才看见隐藏的按键，鼠标悬停几秒才跳出批注相关提示，本来以为软件更新之后操作会简化，没料到部分功能藏的更深，那段时间来回在两台不同版本电脑上校对文件，经常混淆两处按钮的摆放位置，时不时又回到老办法，在右键菜单漫无目的的翻找。

想要隐藏已经添加好的批注，不用逐条删掉内容，审阅菜单栏里有显示批注的勾选框，取消勾选，侧边所有批注框会瞬间隐藏，需要复核修改建议时再重新勾选就行，这个小细节是偶然误点勾选框摸索出来，之前为了页面整洁，一条条右键删除批注，后续需要查看意见还得重新添加，来回返工耗费不少无用功夫，有时候着急交稿，删完批注就忘了原先标注的修改点，回头又要重新核对原文，耽搁交付稿件的时间。

多人协同编辑文档时，不同使用者的批注会自动区分颜色，不用手动调整色块，软件会按照登录的账户信息自动分配，哪处批注是谁修改的，单凭侧边框颜色就能快速分辨，试过借用同事账号登录文档，新增的批注立马换成别的色调，省去挨个备注修改人信息的步骤，就是偶尔文档权限受限的时候，新建批注的按钮会变成灰色，没法正常进行设置，只能获取编辑权限之后再继续补充备注，碰上文件被管理员锁定，再怎么点击按键都不会生成新批注。

偶尔出现批注框无法输入文字的情况，大多是文档被设置成只读模式，关掉文档重新另存一份副本，打开副本就能正常编辑批注内容，之前遇到这类故障，反复重启Word软件都不起作用，在各个功能菜单乱改参数，越调文档越难操作，绕好大一圈才试出另存副本的解决办法，之后碰到同类报错，第一反应就是另存新文件，不再胡乱改动软件自带设置。

隔天开机，先打开空白文档随手新建了三条批注。