在日常办公或者学习中，我们经常会用到 Word 来编辑文档，比如写报告、做简历、整理学习笔记等等。但很多时候，编辑完文字后会发现上下文字看起来歪歪扭扭的，一点都不齐整，不仅影响文档的美观度，要是给领导或者老师看，还会显得自己不够细心。其实，想要解决这个问题并不难，关键是掌握 Word 里让上下文字对齐的正确方法，接下来就一步步跟大家说说怎么操作。
首先，最基础也最常用的方法，就是利用 Word 顶部 “开始” 选项卡里的对齐按钮。打开你需要编辑的 Word 文档后，先找到顶部菜单栏里的 “开始” 选项，点击进去就能看到在 “段落” 这个功能组里，有几个长得很像的小图标，这些就是用来调整文字对齐方式的按钮。从左到右依次是左对齐、居中对齐、右对齐、两端对齐和分散对齐。要是你想让上下文字在左侧保持一条直线，比如正文内容通常都是这样排版，那就选中需要调整的文字，点击左对齐按钮；如果是文档的标题，一般会放在中间，这时候点居中对齐按钮就可以了；右对齐用得相对少一些，比如一些文档的落款日期，可能会需要右对齐；两端对齐则是让文字的左右两边都能对齐，看起来会更规整，很多正式的文章正文都会用这种对齐方式；分散对齐则是在文字数量不多的时候，把文字均匀分布在一行里，避免出现一边空很多的情况。不过大家在选的时候要根据自己的文档内容来定，选对了对齐方式，上下文字对齐的基础就打好了。
但有时候光靠这些基础按钮还不够，比如有些时候上下文字看起来还是不齐，可能是因为段落的缩进或者间距设置得不对。这时候就需要用到更细致的段落设置功能了。先选中那些上下不对齐的文字，然后在选中的文字上点击鼠标右键，会弹出一个菜单，里面有 “段落” 这个选项，点击进去就能打开段落设置对话框。在对话框里，“缩进和间距” 这个选项卡是最关键的。缩进方面，有左缩进、右缩进和首行缩进，首行缩进就是我们写文章时每段开头空的那两格，要是首行缩进设置不一致，上下段落看起来就会不齐；左缩进和右缩进则是控制文字距离页面左右两边的距离，要是上下段落的左缩进或右缩进不一样，自然也会显得不对齐。间距方面，有段前距和段后距，也就是一个段落前面和后面空的距离，还有行距，比如单倍行距、1.5 倍行距这些。要是有的段落段前距设成了 0.5 行，有的设成了 1 行，上下文字之间的距离就不一样，看起来就会不齐；行距设置不一致也会有同样的问题，所以在这里要把上下段落的缩进和间距参数调整成一样的，这样上下文字就能对齐了。
还有一种情况也很常见，就是文档里插入了表格或者图片之后，上下文字就变得不对齐了。这时候不用着急，只要调整一下表格或图片的格式就行。比如插入图片后，图片周围的文字可能会绕着图片走，导致上下文字的排版乱掉。这时候选中图片，顶部会出现 “图片格式” 选项卡，点击进去找到 “排列” 功能组里的 “位置” 或 “文字环绕” 选项。如果选择 “嵌入型” 环绕方式，图片就会像文字一样占据一个位置，上下文字就能顺着图片的位置自然对齐；要是选择 “四周型环绕” 或 “紧密型环绕”，就要调整图片的大小和位置，确保图片上下的文字在排列时不会因为图片的存在而跑偏。表格也是一样，选中表格后，顶部会出现 “表格工具”，里面的 “布局” 选项卡里有 “单元格大小” 和 “对齐方式” 的设置，调整表格的行高、列宽，还有表格内文字的对齐方式，同时再检查一下表格上下段落的间距，就能让表格上下的文字保持对齐了。
有时候我们还会遇到一种情况，就是明明设置了对齐方式和段落参数，上下文字还是不对齐，这很可能是因为文档里存在格式冲突，比如不小心复制粘贴了其他地方的文字，带过来了原来的格式。这时候可以试试清除格式功能。选中那些格式有问题的文字，然后在 “开始” 选项卡里，找到 “字体” 功能组里的 “清除格式” 按钮，这个按钮通常是一个大写的 “A”，下面带着一条红色的横线。点击之后，选中的文字就会恢复到 Word 的默认格式，之前的格式冲突就被解决了，这时候再重新设置对齐方式和段落参数，上下文字就能顺利对齐了。另外，还有一些快捷键可以帮助我们快速调整对齐方式，比如按 Ctrl+L 可以快速左对齐，Ctrl+E 是居中对齐，Ctrl+R 是右对齐，Ctrl+J 是两端对齐，记住这些快捷键，在需要调整上下文字对齐的时候，不用再去菜单栏里找按钮，操作起来会更方便，也能节省不少时间。
其实不管是写简单的文档，还是复杂的排版，Word 里让上下文字对齐的方法本质上都是围绕对齐方式、段落设置以及特殊元素的格式调整来的。只要多操作几次，熟悉这些功能的位置和用法，以后再遇到上下文字不对齐的问题，就能很快解决。而且把文档里的上下文字调整对齐之后，整个文档看起来会工整很多，不管是自己看还是给别人看，都会感觉更舒服，也能体现出我们对文档细节的重视。大家可以打开自己的 Word 文档，试着按照上面说的方法操作一下，慢慢就能掌握其中的技巧，再也不用为上下文字不对齐的问题发愁了。